SaaS 堆栈：公司里没人计算的成本

打开公司信用卡账单，数一数上面有多少个软件订阅。先别看金额，只数数量。如果超过了十二个，而且你在某一行卡住，心里想“这到底是什么来着？”，那你的 SaaS 堆栈已经长到超出你能管理的范围了。问题不在这个月的账单。问题是没人知道还有什么东西开着。

我写这篇文章，是因为联合国出了一份报告，说全球变暖会超过 1.5 度。不是“可能超过”。是会超过。真正击中我的不是那个数字，而是文件的逻辑：他们已经默认会冲过头，现在讨论的是之后怎么降回来。先超过，再下降。他们把这叫做过冲。

我一直在想，这不就是软件在公司里发生的事吗。没有人决定要臃肿。每一笔订阅单独看都合理。臃肿是一堆小决定的总和，而没有人去做这个加法。

为什么 SaaS 堆栈会在没人拍板的情况下长大

模式永远一样，我在五个人的客户和两百人的客户身上都见过。

市场部要排期发帖，订了一个 39 美元的工具。销售部想要更好的 CRM，又订了一个。财务部有人试用了一个对账应用，忘了取消，九个月后还在扣款。设计师用自己的卡买了图库，然后来报销。这些都没错。每个人都在当下用最快的方式解决了一个真实的问题。

只是没有人被指派去看整体。公司里没有“我们到底有哪些工具”这个会。有销售会、产品会、月结会。SaaS 堆栈没有主人。

我有个客户，一家 40 人的物流公司，以为每个月在软件上花两千左右。我们把所有东西列出来：6400 雷亚尔。三个工具在不同团队里做同一件事。有两个已经一年多没人打开过。还有一个买了 22 个席位，而还在职的只有 9 个人。

账单上看不到的成本

钱是最容易看见的部分。其他成本更糟糕。

你的数据被切碎了。 客户建在 CRM 里，报价在一个表格里，合同在第三个系统里，收款在第四个里。当有人问“这个客户到我们这买了多少”，答案要等两天，而且还是歪的。这不是人的问题，是架构的问题。

你的团队在复制粘贴。 每一个不和别人对话的工具，都会在中间造出一个人来搭桥。那个每周一导出 CSV 再导进另一个地方的人，不是在工作。他是一个血肉做的 API。

风险面在扩大。 每一个登录都是一个可能泄露的密码。每一个集成都是一条在员工离职后依然有效的访问权限。我从没见过哪家公司在有人离职时把所有权限都干净地收回。一次都没有。

没人去掉的工具，和有人选择的工具，是两回事。

还有能源成本，故事到这里就绕回联合国那份报告了。数据中心消耗电和水。那个每小时跑一次、八个月没人看的 BI 报表，是在真真切切地烧电。单个公司算不了多少，但把全世界所有在做同样事情的公司乘起来，就是很多。我不会说取消订阅能拯救地球，那样太不诚实了。但停掉没人用的流程，是这份清单里最容易做的事，而且免费。你省下钱，能源是附赠的。

过冲这个概念对软件同样成立

报告里有意思的部分是“之后”。超过 1.5 度不是终点，而是一个持续数十年的糟糕窗口，直到排放下来、数字回落。代价很大，也很花时间，但降得下来。

软件是一样的道理，而且有个巨大的优势：时间尺度由你决定。你不需要三十年。你需要一个季度，以及取消掉某人当初选的东西的意愿。

卡住的地方很少是技术。是政治。取消市场部的工具，听起来像在说市场部做错了。不是这样。那个工具在 2023 年是合理的，那时公司是另一个规模、另一套流程。环境变了。没人做错。

SaaS 盘点具体怎么做

这件事不需要顾问，不需要立项，不需要委员会。留出一个下午就行。

1. 拉出 12 个月的账单，公司信用卡和对公账户都要。筛出所有周期性扣款。把报销也算进去，幽灵软件就藏在那里。
2. 做一张笨表格，五列：工具、月费、负责人是谁、几个席位、一句话说明它干什么。如果你写不出那句话，你已经找到一个待砍的候选了。
3. 查真实使用情况。 几乎每个工具的管理后台都能看到每个用户的最后登录时间。60 天没登录的席位就是死席位。
4. 找重叠。 两个任务工具。三个存文件的地方。两个聊天渠道。每类留一个，其余干掉。
5. 分两轮砍。 先砍显而易见的，没人用也没人抱怨的。再砍需要商量的，坐下来和团队一起决定要迁移什么。
6. 定一条简单的准入规则。 新订阅必须有一个指定的负责人和一个复查日期。就这样。别搞五步审批流程，否则大家又会偷偷用私人卡去订。

我看到的平均削减在 25% 到 40% 之间，而且几乎没人觉得少了什么。前面提到的那家物流公司，第一个月就从 6400 降到 3900。留下来的工具通过集成互相对话，那位周一导表格的姑娘也回去接待客户了。

“可是我每一个都需要”

也许确实需要。盘点不是一场“少用软件”的运动，而是为了知道你在用什么。有的公司做完盘点只砍了两样东西。这也是很好的结果：现在至少有一份清单，带着负责人和日期。

我听到最多的反对意见是“迁移很麻烦”。是麻烦。但拿它和每个月已经在悄悄发生的麻烦比一比：某个人花一小时修正传错的数据，同一份报价做两遍的返工。这个成本你已经在付了，只是它不在任何一张表格里。

第二个反对意见是“万一以后要用呢”。取消前先导出。十五分钟的事。把文件存好。我给客户做这件事的两年里，只有一个工具需要恢复。

重点

联合国那份报告讲的是一个没人能单独控制的系统，每个小决定看起来都合理，加起来却成了问题。你的 SaaS 堆栈是同一件事的缩小版，但有一个对你有利的差别：它装得进一张表格，而且你说了算。

从清点开始。在优化之前，光是知道那个数字就已经改变了对话。

如果你想找人帮忙把这些理清楚，再把留下来的工具连起来，这正是我在这里做的事之一。

打开公司信用卡账单，数一数上面有多少个软件订阅。只数数量，先别看金额。

我有个物流行业的客户，40 名员工，以为每个月花 2000。实际是 6400。

三个工具在不同团队里做着同一件事。有两个已经一年多没人打开过。还有一个买了 22 个席位，而还在职的只有 9 个人。

没有人做错。每一笔订阅在签下的那天都说得通。问题是没有人负责看整体。

我们用一个下午把所有东西列了出来，第一个月支出就降到 3900。没有人觉得少了什么。

如果你在账单的某一行卡住，心里想“这到底是什么来着？”，那你已经知道该从哪里开始了。

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