SaaS का ढेर: वह खर्च जिसे आपकी कंपनी में कोई नहीं मापता

कॉर्पोरेट कार्ड का स्टेटमेंट खोलिए और गिनिए कि उसमें कितने सॉफ़्टवेयर सब्सक्रिप्शन दिख रहे हैं। रकम अभी मत देखिए, बस गिनिए। अगर गिनती बारह पार कर गई और आप किसी लाइन पर अटककर सोचने लगे "यह है क्या", तो आपका SaaS ढेर आपकी संभालने की क्षमता से आगे निकल चुका है। और समस्या इस महीने का बिल नहीं है। समस्या यह है कि अब किसी को पता ही नहीं कि क्या-क्या चालू है।

मैं यह इसलिए लिख रहा हूँ क्योंकि संयुक्त राष्ट्र की एक रिपोर्ट आई है जो कहती है कि वैश्विक तापमान 1.5 डिग्री पार कर जाएगा। "पार कर सकता है" नहीं। करेगा। जिस बात ने मुझे पकड़ा, वह आँकड़ा नहीं था, दस्तावेज़ का तर्क था: वे पार होना मान चुके हैं और अब चर्चा कर रहे हैं कि बाद में वापस कैसे आएँ। पहले ऊपर, फिर नीचे। इसे वे ओवरशूट कहते हैं।

मैं सोचने लगा कि कंपनियों के भीतर सॉफ़्टवेयर के साथ ठीक यही होता है। कोई फूलने का फैसला नहीं करता। हर सब्सक्रिप्शन अलग से देखने पर सही लगता है। ओवरशूट उन छोटे फैसलों का जोड़ है जिसे किसी ने जोड़ा ही नहीं।

SaaS का ढेर बिना किसी फैसले के क्यों बढ़ता है

पैटर्न हमेशा एक जैसा होता है, और मैंने इसे पाँच लोगों के क्लाइंट में भी देखा है और दो सौ लोगों के क्लाइंट में भी।

मार्केटिंग को पोस्ट शेड्यूल करने हैं, वे 39 डॉलर का एक टूल ले लेते हैं। सेल्स को बेहतर CRM चाहिए, वे दूसरा ले लेते हैं। फ़ाइनेंस का कोई व्यक्ति ट्रायल में एक रिकॉन्सिलिएशन ऐप आज़माता है, कैंसिल करना भूल जाता है, और नौ महीने बाद भी पैसा कट रहा होता है। डिज़ाइनर अपने कार्ड से इमेज बैंक लेता है और रीइम्बर्समेंट माँगता है। इसमें कुछ भी गलत नहीं है। हर किसी ने उस पल की असली समस्या सबसे तेज़ तरीके से हल की।

बस पूरे ढेर को देखने की ज़िम्मेदारी किसी को नहीं दी गई। "हमारे पास कौन-कौन से टूल हैं" वाली मीटिंग होती ही नहीं। सेल्स की मीटिंग होती है, प्रोडक्ट की होती है, क्लोज़िंग की होती है। SaaS ढेर का कोई मालिक नहीं होता।

मेरा एक क्लाइंट, 40 कर्मचारियों वाली लॉजिस्टिक्स कंपनी, सोचती थी कि सॉफ़्टवेयर पर महीने के लगभग 2 हज़ार जाते हैं। हमने सब लिस्ट किया: 6,400 रियाल। तीन टूल अलग-अलग टीमों में एक ही काम कर रहे थे। दो को एक साल से किसी ने खोला नहीं था। एक में 22 लाइसेंस का भुगतान हो रहा था, जबकि वहाँ बचे हुए लोग सिर्फ़ 9 थे।

वह खर्च जो बिल में नहीं दिखता

पैसा सबसे आसानी से दिखने वाला हिस्सा है। बाकी खर्च ज़्यादा बुरे हैं।

आपका डेटा टुकड़ों में बँट जाता है। क्लाइंट CRM में दर्ज, कोटेशन एक स्प्रेडशीट में, कॉन्ट्रैक्ट तीसरे सिस्टम में, बिलिंग चौथे में। जब कोई पूछता है "इस क्लाइंट ने अब तक हमसे कितना खरीदा है", जवाब आने में दो दिन लगते हैं और वह भी गलत आता है। यह लोगों की समस्या नहीं है, आर्किटेक्चर की समस्या है।

आपकी टीम कॉपी-पेस्ट करती है। हर वह टूल जो दूसरों से बात नहीं करता, बीच में एक इंसान को पुल बना देता है। जो व्यक्ति हर सोमवार CSV एक्सपोर्ट करके कहीं और इम्पोर्ट करता है, वह काम नहीं कर रहा। वह हाड़-मांस का API बन गया है।

जोखिम की सतह बढ़ जाती है। हर लॉगिन एक पासवर्ड है जो लीक हो सकता है। हर इंटीग्रेशन एक एक्सेस है जो कर्मचारी के जाने के बाद भी चालू रहता है। मैंने आज तक कोई कंपनी नहीं देखी जिसने किसी के जाने पर सब कुछ ठीक से रद्द किया हो। एक भी नहीं।

जिस टूल को किसी ने हटाया नहीं, वह उस टूल से अलग चीज़ है जिसे किसी ने चुना है।

और ऊर्जा का खर्च भी है, यहीं कहानी संयुक्त राष्ट्र की रिपोर्ट पर लौटती है। डेटा सेंटर बिजली और पानी खपाते हैं। वह BI रिपोर्ट जो हर घंटे चलती है और आठ महीने से कोई नहीं पढ़ता, सचमुच ऊर्जा जलाती है। एक कंपनी के लिए यह कम है, लेकिन दुनिया की सारी कंपनियाँ यही करें तो बहुत हो जाता है। मैं यह नहीं कहूँगा कि सब्सक्रिप्शन कैंसिल करने से ग्रह बच जाएगा, वह बेईमानी होगी। लेकिन जिस प्रोसेस को कोई इस्तेमाल नहीं करता, उसे बंद करना इस सूची में सबसे आसान काम है, और वह मुफ़्त है। पैसा बचता है, ऊर्जा बोनस है।

ओवरशूट सॉफ़्टवेयर पर भी लागू होता है

रिपोर्ट का दिलचस्प हिस्सा "उसके बाद" वाला है। 1.5 पार करना अंत नहीं है, यह एक खराब खिड़की है जो दशकों तक चलती है, जब तक उत्सर्जन गिरे और आँकड़ा वापस आए। महँगा पड़ता है और समय लेता है, पर नीचे आना संभव है।

सॉफ़्टवेयर भी ऐसे ही चलता है, बड़े फ़ायदे के साथ कि समय का पैमाना आपके हाथ में है। आपको तीस साल नहीं चाहिए। एक तिमाही चाहिए और यह हिम्मत कि जिन चीज़ों को कभी किसी ने चुना था, उन्हें रद्द किया जाए।

रुकावट शायद ही कभी तकनीकी होती है। वह राजनीतिक होती है। मार्केटिंग का टूल कैंसिल करना ऐसा लगता है जैसे कह रहे हों कि मार्केटिंग ने गलती की। ऐसा नहीं है। वह टूल 2023 में सही था, जब कंपनी का आकार और प्रोसेस अलग था। संदर्भ बदल गया। किसी ने गलती नहीं की।

व्यवहार में SaaS ऑडिट कैसे करें

यह बिना कंसल्टेंट, बिना प्रोजेक्ट, बिना कमेटी के हो सकता है। एक दोपहर निकालिए।

1. 12 महीने का स्टेटमेंट निकालिए, कॉर्पोरेट कार्ड का और कंपनी के खाते का। जो कुछ भी रिकरिंग है, उसे छाँटिए। रीइम्बर्समेंट भी शामिल कीजिए, भूतिया सॉफ़्टवेयर वहीं छिपा रहता है।
2. एक साधारण टेबल बनाइए पाँच कॉलम की: टूल, मासिक रकम, मालिक कौन है, कितने लाइसेंस, एक वाक्य में यह किस काम आता है। अगर वह वाक्य नहीं लिख पा रहे, तो कटौती की एक उम्मीदवार मिल गई।
3. असली उपयोग जाँचिए। लगभग हर टूल में एडमिन स्क्रीन होती है जो हर यूज़र का आखिरी एक्सेस दिखाती है। 60 दिन से बिना लॉगिन वाला लाइसेंस मरा हुआ लाइसेंस है।
4. ओवरलैप ढूँढ़िए। दो टास्क टूल। फ़ाइल रखने की तीन जगहें। दो चैट चैनल। हर श्रेणी में एक चुनिए और बाकी बंद कर दीजिए।
5. दो राउंड में काटिए। पहले वह जो साफ़ दिख रहा है, जिसे कोई इस्तेमाल नहीं करता और कोई शिकायत नहीं करेगा। फिर बातचीत वाला हिस्सा, जहाँ आप टीम के साथ बैठकर तय करते हैं कि क्या माइग्रेट होगा।
6. प्रवेश का एक सरल नियम बनाइए। नए सब्सक्रिप्शन के लिए एक नामित मालिक और एक रिव्यू तारीख ज़रूरी है। बस इतना। पाँच चरणों वाली अप्रूवल प्रक्रिया मत बनाइए, वरना लोग फिर से निजी कार्ड पर छिपकर सब्सक्रिप्शन लेने लगेंगे।

मैं जो औसत कटौती देखता हूँ वह खर्च का 25% से 40% के बीच रहती है, और लगभग हमेशा बिना किसी को कमी महसूस हुए। जिस लॉजिस्टिक्स कंपनी का ज़िक्र किया, वहाँ पहले महीने में 6,400 से 3,900 हो गया। जो बचा, वह इंटीग्रेशन के ज़रिए आपस में बात करने लगा, और जो महिला सोमवार को स्प्रेडशीट एक्सपोर्ट करती थी, वह फिर से क्लाइंट संभालने लगी।

"पर मुझे तो सब चाहिए"

शायद सचमुच चाहिए। ऑडिट कम सॉफ़्टवेयर इस्तेमाल करने का अभियान नहीं है, यह जानने के लिए है कि आप क्या इस्तेमाल करते हैं। कुछ कंपनियाँ पूरी लिस्ट बनाकर सिर्फ़ दो चीज़ें काटती हैं। यह भी बढ़िया नतीजा है: अब एक सूची मौजूद है, मालिकों और तारीखों के साथ।

सबसे आम आपत्ति जो मैं सुनता हूँ वह है "माइग्रेट करने में मेहनत लगती है"। लगती है। पर उस मेहनत से तुलना कीजिए जो हर महीने चुपचाप हो रही है, वह एक घंटा जब कोई गलत आया डेटा ठीक करता है, वह कोटेशन जो दो बार बनाना पड़ता है। यह खर्च आप पहले से चुका रहे हैं, बस वह किसी स्प्रेडशीट में नहीं है।

दूसरी आपत्ति है "और अगर बाद में ज़रूरत पड़ी तो"। कैंसिल करने से पहले एक्सपोर्ट कर लीजिए। पंद्रह मिनट लगते हैं। फ़ाइल संभालकर रखिए। दो साल में क्लाइंट्स के साथ यह करते हुए मुझे ठीक एक टूल वापस लाना पड़ा।

असली बात

संयुक्त राष्ट्र की रिपोर्ट एक ऐसी व्यवस्था के बारे में है जिसे कोई अकेला नियंत्रित नहीं करता, जहाँ हर छोटा फैसला वाजिब लगता था और जोड़ समस्या बन गया। आपका SaaS ढेर उसी चीज़ का छोटा रूप है, एक फ़र्क के साथ जो आपके पक्ष में है: वह एक स्प्रेडशीट में समा जाता है और उस पर हुकुम आपका चलता है।

गिनती से शुरू कीजिए। ऑप्टिमाइज़ करने से पहले, बस आँकड़ा जान लेना ही बातचीत बदल देता है।

अगर आप चाहते हैं कि कोई यह लिस्ट बनाने और बचे हुए टूल्स को जोड़ने में हाथ बँटाए, यह उन कामों में से एक है जो मैं यहाँ करता हूँ।

कॉर्पोरेट कार्ड का स्टेटमेंट खोलिए और गिनिए कि उसमें कितने सॉफ़्टवेयर सब्सक्रिप्शन दिख रहे हैं। बस गिनिए, रकम अभी मत देखिए।

मेरा एक लॉजिस्टिक्स क्लाइंट, 40 कर्मचारी, सोचता था कि हर महीने 2 हज़ार खर्च होते हैं। असल में 6,400 थे।

तीन टूल अलग-अलग टीमों में एक ही काम कर रहे थे। दो को एक साल से किसी ने खोला तक नहीं था। एक में 22 लाइसेंस का पैसा जा रहा था, जबकि वहाँ अब सिर्फ़ 9 लोग बचे थे।

किसी ने गलती नहीं की। हर सब्सक्रिप्शन जिस दिन लिया गया, उस दिन सही था। दिक्कत यह है कि पूरे ढेर को देखने की ज़िम्मेदारी किसी की नहीं थी।

हमने एक दोपहर में सब कुछ लिस्ट किया और पहले ही महीने खर्च 3,900 पर आ गया। किसी को कमी तक महसूस नहीं हुई।

अगर स्टेटमेंट की किसी लाइन पर आप अटक गए और सोचा "यह है क्या", तो शुरुआत की जगह मिल गई।

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