Pilha de SaaS: o custo que ninguém mede na sua empresa

Abra o extrato do cartão corporativo e conte quantas assinaturas de software aparecem lá. Não olhe os valores ainda, só conte. Se você passou de doze e travou em alguma linha pensando "o que é isso mesmo?", a sua pilha de SaaS já cresceu além do que você consegue administrar. E o problema não é a conta do mês. É que ninguém sabe mais o que está ligado.

Estou escrevendo isso porque saiu um relatório da ONU dizendo que o aquecimento global vai passar de 1,5 grau. Não "pode passar". Vai. O detalhe que me pegou não foi o número, foi a lógica do documento: eles já assumiram o estouro e agora discutem como voltar depois. Ultrapassa, depois desce. Chamam isso de overshoot.

Fiquei pensando que é exatamente o que acontece com software dentro de empresa. Ninguém decide inchar. Cada assinatura, isolada, faz sentido. O estouro é a soma de decisões pequenas que ninguém somou.

Por que a pilha de SaaS cresce sem ninguém decidir

O padrão é sempre o mesmo, e eu já vi em cliente de cinco pessoas e em cliente de duzentas.

O marketing precisa agendar posts, assina uma ferramenta de 39 dólares. O comercial quer um CRM melhor, assina outro. Alguém do financeiro testa um app de conciliação no trial, esquece de cancelar, e nove meses depois aquilo ainda debita. O designer contrata um banco de imagens no cartão dele e pede reembolso. Nada disso é errado. Cada pessoa resolveu um problema real, na hora, do jeito mais rápido.

Só que ninguém foi encarregado de olhar o conjunto. Não existe a reunião "quais ferramentas nós temos". Existe a reunião de vendas, a de produto, a de fechamento. A pilha de SaaS não tem dono.

Um cliente meu, uma empresa de logística com 40 funcionários, achava que gastava uns 2 mil por mês em software. Levantamos tudo: 6.400 reais. Três ferramentas faziam a mesma coisa em times diferentes. Duas ninguém abria havia mais de um ano. Uma tinha 22 licenças pagas para 9 pessoas que ainda trabalhavam lá.

O custo que não aparece na fatura

O dinheiro é a parte fácil de ver. Os outros custos são piores.

Seus dados ficam picados. Cliente cadastrado no CRM, orçamento numa planilha, contrato num terceiro sistema, cobrança num quarto. Quando alguém pergunta "quanto esse cliente já comprou da gente", a resposta demora dois dias e vem torta. Não é problema de pessoa, é problema de arquitetura.

Sua equipe copia e cola. Toda ferramenta que não conversa com as outras cria um humano no meio fazendo ponte. Aquela pessoa que exporta CSV toda segunda e importa em outro lugar não está trabalhando. Está sendo uma API de carne e osso.

A superfície de risco aumenta. Cada login é uma senha que pode vazar. Cada integração é um acesso que continua ativo depois que o funcionário sai. Nunca vi uma empresa que revogou tudo direito na saída de alguém. Nunca.

Ferramenta que ninguém tirou é diferente de ferramenta que alguém escolheu.

E tem o custo de energia, que é onde a história volta ao relatório da ONU. Data center consome eletricidade e água. Aquele relatório de BI que roda de hora em hora e ninguém lê há oito meses queima energia de verdade. É pouco por empresa e é muito quando você multiplica por todas as empresas do mundo fazendo a mesma coisa. Não vou dizer que cancelar assinatura salva o planeta, seria desonesto. Mas parar de rodar processo que ninguém usa é a coisa mais fácil de fazer nessa lista, e ela é grátis. Você economiza dinheiro e a energia é bônus.

O overshoot também vale para software

A parte interessante do relatório é o depois. Passar de 1,5 não é o fim, é uma janela ruim que dura décadas até as emissões caírem e o número voltar. Custa caro e leva tempo, mas dá para descer.

Software funciona igual, com a vantagem enorme de a escala de tempo ser sua. Você não precisa de trinta anos. Precisa de um trimestre e da disposição de cancelar coisas que alguém escolheu um dia.

O bloqueio raramente é técnico. É político. Cancelar a ferramenta do marketing parece dizer que o marketing errou. Não é isso. A ferramenta fazia sentido em 2023, quando a empresa tinha outro tamanho e outro processo. Contexto mudou. Ninguém errou.

Como fazer a auditoria de SaaS na prática

Isso aqui dá para fazer sem consultor, sem projeto, sem comitê. Reserve uma tarde.

1. Puxe 12 meses de extrato do cartão corporativo e da conta da empresa. Filtre tudo que é recorrente. Inclua os reembolsos, é onde mora o software fantasma.
2. Monte uma tabela boba com cinco colunas: ferramenta, valor mensal, quem é o dono, quantas licenças, para que serve em uma frase. Se você não consegue escrever a frase, já achou uma candidata ao corte.
3. Cheque o uso de verdade. Quase toda ferramenta tem tela de admin com último acesso por usuário. Licença sem login há 60 dias é licença morta.
4. Procure sobreposição. Duas ferramentas de tarefa. Três lugares para guardar arquivo. Dois canais de chat. Escolha uma de cada e mate as outras.
5. Corte em duas rodadas. Primeiro o óbvio, ninguém usa e ninguém reclama. Depois o negociado, onde você senta com o time e decide o que migrar.
6. Crie uma regra simples de entrada. Assinatura nova precisa de um dono nomeado e uma data de revisão. Só isso. Sem processo de aprovação em cinco etapas, senão o pessoal volta a assinar escondido no cartão pessoal.

O corte médio que eu vejo fica entre 25% e 40% do gasto, e quase sempre sem ninguém sentir falta. Na logística que citei, ficou em 6.400 para 3.900 no primeiro mês. O que sobrou passou a conversar entre si por integração, e a moça que exportava planilha na segunda-feira voltou a atender cliente.

"Mas eu preciso de todas elas"

Talvez precise mesmo. A auditoria não é uma campanha para usar menos software, é para saber o que você usa. Tem empresa que termina o levantamento e corta duas coisas, só. Ótimo resultado também: agora existe uma lista, com donos e datas.

A objeção mais comum que escuto é "migrar dá trabalho". Dá. Mas compare com o trabalho que já está acontecendo todo mês em silêncio, aquela hora de alguém arrumando dado que veio errado, o retrabalho de orçamento feito duas vezes. Esse custo você já paga, só não está em nenhuma planilha.

A segunda objeção é "e se eu precisar depois". Você exporta antes de cancelar. Leva quinze minutos. Guarda o arquivo. Em dois anos fazendo isso com clientes, precisei restaurar exatamente uma ferramenta.

O ponto

O relatório da ONU é sobre um sistema que ninguém controla sozinho, onde cada decisão pequena parecia razoável e a soma virou um problema. A sua pilha de SaaS é a mesma coisa em miniatura, com uma diferença que joga a seu favor: ela cabe numa planilha e você manda nela.

Comece pela contagem. Antes de otimizar, saber o número já muda a conversa.

Se você quiser uma mão para levantar isso e ligar as ferramentas que sobraram, é meio do que eu faço aqui.

Abra o extrato do cartão corporativo e conte quantas assinaturas de software aparecem lá. Só conte, não olhe os valores ainda.

Um cliente meu de logística, 40 funcionários, achava que gastava 2 mil por mês. Eram 6.400.

Três ferramentas faziam a mesma coisa em times diferentes. Duas ninguém abria havia mais de um ano. Uma tinha 22 licenças pagas para 9 pessoas que ainda trabalhavam lá.

Ninguém errou. Cada assinatura fez sentido no dia em que foi assinada. O problema é que ninguém ficou encarregado de olhar o conjunto.

Levantamos tudo numa tarde e o gasto caiu para 3.900 no primeiro mês. Sem ninguém sentir falta.

Se você travou em alguma linha do extrato pensando "o que é isso mesmo?", já sabe por onde começar.

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